ลดค่าใช้จ่ายในองค์กรด้วย PDF Signing Online

ในการลดค่าใช้จ่ายในองค์กรเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ผู้บริหารทุกคนต้องเผชิญ ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร หรือค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยี และเมื่อพูดถึงการลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและการลงนามเอกสาร การใช้เทคโนโลยี PDF Signing Online ถือเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ช่วยลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

PDF Signing Online คืออะไร?

PDF Signing Online เป็นกระบวนการลงนามเอกสารในรูปแบบ PDF ผ่านทางออนไลน์ โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารกระดาษ ผู้ใช้งานสามารถลงนามบนเอกสารได้ทันทีจากอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดในโลก ซึ่งช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารแบบดั้งเดิม

ประโยชน์ของการใช้ PDF Signing Online ในการลดค่าใช้จ่ายในองค์กร

• ลดการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ : การลดการพิมพ์เอกสารออกมาเป็นกระดาษช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านวัสดุได้อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นกระดาษ หมึกพิมพ์ หรือการบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์ ทั้งยังช่วยลดปริมาณขยะที่เกิดขึ้นจากการใช้กระดาษด้วย
• ลดค่าใช้จ่ายด้านการจัดส่งเอกสาร : ในองค์กรที่มีการทำธุรกรรมหรือสัญญาที่ต้องการลายเซ็น หากเป็นการลงนามบนกระดาษ อาจจะต้องมีการจัดส่งเอกสารระหว่างฝ่ายต่างๆ ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง แต่ด้วย PDF Signing Online การส่งเอกสารและการลงนามสามารถทำได้ทันทีผ่านทางอีเมล ลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งเอกสารได้อย่างมีนัยสำคัญ
• ลดเวลาในการดำเนินงาน : เวลาคือเงิน การลดเวลาที่ใช้ในการจัดการเอกสาร ทำให้พนักงานสามารถใช้เวลาไปกับงานที่มีความสำคัญมากขึ้น PDF Signing Online ช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการพิมพ์ ส่ง และรับเอกสารลงนาม ทำให้กระบวนการต่างๆ ในองค์กรดำเนินไปได้เร็วขึ้น
• ลดค่าใช้จ่ายด้านพื้นที่เก็บเอกสาร : การเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษต้องใช้พื้นที่เก็บที่มากและต้องมีการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ซึ่งอาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการเช่าพื้นที่หรือการจัดการ PDF Signing Online ช่วยให้องค์กรสามารถเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ทำให้ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม
• การป้องกันและรักษาความปลอดภัยของเอกสาร : การเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลยังช่วยป้องกันการสูญหายหรือการชำรุดของเอกสารได้เป็นอย่างดี ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการฟื้นฟูหรือการสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่ การลงนามเอกสารแบบออนไลน์ยังมีการเข้ารหัสและการตรวจสอบลายเซ็นที่ช่วยให้มั่นใจในความปลอดภัยของข้อมูล